智联海采购电子档案库的字段与检索方式
为什么建库
采购文件散落在个人邮箱与本地目录，一旦经手人变动，历史依据就很难找。建立集中电子档案库，把文件与结构化字段一起保存，既能应对审计，也能为后续采购提供参照。
字段怎么设
- 基础字段：项目或需求名称、采购方式、文件类型。
- 编号字段：采购编号、合同或协议编号、版本号。
- 时间字段：创建日期、发布时间、签署或生效日期。
- 责任人字段：经办人、审批人与归档人。
命名与目录
文件名采用统一规则，便于排序与识别；目录按年份与门类两级划分，避免层级过深。同一文件只保留一份主文件，其他位置用链接引用，防止出现多份内容不同的副本。
更新触发
补充协议、澄清回复、图纸升版都要触发档案更新，更新时保留旧版并标注失效原因与时间。库内应有明确的现行版本标识，检索时默认显示现行版。
权限与留存
按岗位设置查阅与下载权限，敏感内容限定范围；关键操作留操作记录。约定各类文件的保存期限，到期的按流程处理并留销毁记录，避免无限堆积。
检索场景
常见检索需求包括按供应商查历史成交、按门类查常用条款、按项目查全部过程文件，字段设计要覆盖这三类入口，并在使用中持续补充。
