评审现场工作底稿:记录什么、怎么留

底稿的作用
评审结论需要过程支撑。底稿不是给评委增加负担,而是让打分有据可查、让澄清有记录可循。底稿齐全,事后复核时才能说明每一分是怎么来的。
底稿包含什么
- 评审依据:评分表、评审要素与对应的响应文件位置索引。
- 打分记录:每位评委的评分与简要理由。
- 澄清记录:澄清事项、提问、答复与结论。
- 过程记录:时间节点、参与人员与异常情况处置。
记录要点
评分理由写到能复述的程度,例如某项指标为什么给某一档,依据在哪一页。发现响应文件表述含糊的,记录查看过的内容与仍然不确定的部分,便于后续澄清时有针对性。
异常情形
出现响应文件缺项、计算错误、前后不一致时,记录发现人、发现时间与处理动作,不擅自改动文件内容。需要澄清的按约定方式提出并留答复记录。
签署与归档
底稿由参与人员签署确认,与汇总结果一并归档,按同一顺序装订便于对照。归档时注明保存期限与查阅权限,需要时可完整还原评审过程。
记录纪律
底稿当场记录、当场签署,不事后追记。记录只写事实与判断依据,不写与评审无关的评价。归档时按约定顺序装订,便于复核时逐项对照。