说明书里的警告与注意怎么写才合规

先分级再写词
说明书中的安全信息一般按后果严重程度分级,常见分为危险、警告、注意三个层级,另有提示类信息用于操作便利说明。分级的作用是让读者判断轻重缓急。分级标准要在文件内部统一,不能出现同一个词指代不同程度的后果。
每一级要写全四要素
一条合格的安全信息通常包含四要素:级别标识、危险性质、可能后果、规避措施。只写注意安全或请小心操作,读者无法据此采取行动。
- 危险性质:是什么会造成伤害,如夹伤、触电、挤压
- 可能后果:写清后果类型,不夸大也不含糊
- 规避措施:写成可执行的动作,如断电后再操作
位置怎么安排
安全信息要放在读者需要它的位置。涉及安装的写在安装章节前,涉及维护的写在维护步骤处,涉及整机风险的在开篇的安全须知中集中列出并注明对应章节。避免全部堆在开头,导致操作时看不到。
图文配合与用语一致
涉及部位识别的安全信息宜配示意图,图中标注与正文用语一致。用语要与机器本体上的安全标识、标签文字对应,避免同一风险在本体上写一种说法、在说明书中写另一种说法。多语言版本要保证各级别用语的对应关系稳定,修订时同步更新所有版本。说明书发布后建立版本记录,安全相关信息发生变化时必须换版并说明变更内容。